Comunicación Corporativa, Crisis, Mis recomendaciones

Si no me puedo esconder ¿cómo lo enfrento?

“No hay lugar al que escapar, no hay lugar donde esconderse”. A esta frase que escuché hace un mes en un curso de crisis internacional, le agregaría que no hay espacio donde ocultarse ante un fenómeno atmosférico. Los huracanes, las tormentas y los temblores llegan sin aviso o con poco tiempo de anticipación, trayendo consigo además de vientos, lluvias y escombros, situaciones de riesgo para las empresas, las personas y las naciones.

El hecho de que un ciclón se acerque a un país o que un terremoto ocurra sin esperarlo, provoca que las organizaciones se hagan múltiples preguntas: ¿cómo protejo mis instalaciones?, ¿en qué momento despacho a mis colaboradores?, ¿cuáles son los pasos a dar antes, durante y después del fenómeno?, ¿qué debo hacer y cómo debo responder si mis instalaciones sufren daños considerables? y, la más importante:¿quiénes son las personas claves dentro de la operación que deben mantenerse en sesión permanente durante ese momento?

Todas y cada una de estas preguntas tienen respuesta. Sin embargo, la clave esta en qué tan rápido las respondemos y qué tan claros son los pasos que debemos seguir. Esto, sin importar si tenemos tiempo o no para prepararnos.

Por eso quiero compartir con ustedes esta pequeña hoja de ruta, la cual podría ser de gran valor para manejar situaciones como estas.

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Si podemos prepararnos 
– Mantenerse informados a través de los organismos oficiales sobre la trayectoria del fenómeno y de qué manera impactará las localidades en las que la empresa opera.
– Activar un comité de emergencia que incluya personas claves en puestos de decisión y un líder que sea el encargado de agilizar las discusiones y promover la toma rápida y certera de las decisiones.
– Establecer los riesgos posibles ante diferentes escenarios y definir los pasos a seguir ante cada uno. Estos escenarios podrían ser la seguridad de los colaboradores, daños a infraestructuras, fallos en suministro eléctrico, cierre parcial o total de las operaciones, extensión de horarios entre otros y tomar las decisiones con respecto a estos.
– Definir las responsabilidades de cada quien ante esos riesgos.
– Determinar cómo, cuándo y a través de qué plataformas se comunicarán las decisiones tomadas.
– Monitorear el paso del fenómeno y mantenerse alerta ante cualquier situación que pudiera presentarse.
– Al finalizar el fenómeno, determinar si hubo daños y cómo solucionarlos.

Si nos sorprende 

-Reconocer lo que está sucediendo y determinar de inmediato las consecuencias reales.
-Evaluar los daños y el número de personas afectadas, así como posibles consecuencias jurídicas y comerciales para la empresa.
– Reunir rápidamente a las personas que conforman el comité de crisis o de emergencia.
– Preparar un discurso parcial o de espera que de la sensación de que continuarán informando conforme avance la situación y que estarán trabajando para hacerle frente.

– Definir unos mensajes que sean informativos, de actuación honesta y responsable, de preocupación real por los afectados y subrayando el compromiso de la empresa ante el fenómeno suscitado.

Sin embargo, lo más importante es no perder de vista la empatía hacia los colaboradores, las comunidades que se encuentran en las zonas de operación y estar prestos a ayudar en caso de que sea necesario.

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